Hallitukseen valitaan Opinkivellä keskiviikon syyskokouksessa puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja, sekä kuusi muuta hallituksen jäsentä. Nämä kuusi muuta ovat viime vuosina olleet yritysvastaavat (2kpl), tapahtumavastaavat (2kpl), opiskeluvastaava ja tiedottaja. Alla hieman selvitystä tämän vuoden toimijoilta siitä mitä kunkin vastuualueelle kuuluu. Lukaise läpi, ja mieti keskiviikkoon mennessä kiinnostaisiko joku alla olevista tehtävistä sinua. Kaikkiin toimiin on luvassa koulutusta/perehdytystä Linkin ja JYY:n toimesta.
Kokouksessa naposteltavaa haluavat voivat ilmottautua paikalle maanantaihin klo 16.00 mennessä osoitteessa http://linkkijkl.fi/node/491 Muuten kokous on avoin koko jäsenistölle.
___________________________________________________________________________
PJ
Puheenjohtajan toimi on johtaa hallituksen, ja sitä kautta koko yhdistyksen toimintaa. PJ vetää kokoukset läpi, koittaa pitää itsensä tietoisena siitä mitä kaikki muut tekevät, auttaa heitä tarvittaessa, mutta välttää toki turhaa kyttäämistä. Puheenjohtaja toimii järjestön ensisijaisena yhteyshenkilönä. Eli yleensä kun joku ottaa yhteyttä Linkkiin, pamahtaa maili pj:n laatikkoon tai pirisee hänen puhelimensa, jonka jälkeen pj hoitaa homman tai kehoittaa ottamaan yhteyttä siihen hallituksen jäseneen, jonka vastuualueeseen homma kuuluu.
Myös yhdistyksen paperihommat (lukuunottamatta rahastonhoitajan toimia) lankeavat pääsääntöisesti puheenjohtajan kontolle. Yleisavustushakemuksia, toimintakertomuksia ym. satua pääsee siis kirjoittamaan huolella :)
Lisäksi kaikenlainen edustaminen niin kokouksissa, kuin tapahtumissakin, suhteiden luominen muihin järjestöihin ja Linkin jonkinlaisena keulakuvana heiluminen ympäri Jyväskylää katsottakoon vähintäänkin epävirallisesti puheenjohtajan arkirutiineihin. Toisin sanoen PJ on vähän niinkuin IT - Se on kaikkialla ;)
___________________________________________________________________________
VPJ
Varapuheenjohtajan tehtäviin ei virallisesti kovin paljoa kuulu, joten se jättää vapaat kädet ottaa kivoja ja vähemmän kivoja nakkeja vastaan.
2008 hallituksessa olin tapahtumavastaavana joten tänäkin vuonna varapuheenjohtajana olen toiminut lähinnä erilaisten tapahtumien tiimoilta: osallistunut sitsikokouksiin, ollut suunnittelemassa vappua ja kesämiittiä jne. Olen myös toiminut hallituksen kokouksissa puheenjohtajana varsinaisen puheenjohtajan ollessa estynyt sekä ollut Linkin edustajana erilaisissa tilaisuuksissa.
Hallitukseen kuulumiseen kuuluu myös kivoja etuja, kuten itselläni JYY:n pj-klubi sekä yritysten kosteat korruptioillat. On myös kiinnostavaa ja mukavaa päästä seuraamaan asioita laitoksen sisällä ja päästä vieläpä vaikuttamaan niihin.
___________________________________________________________________________
Sihteeri
Sihteerin toimenkuvaan kuuluu kirjoittaa hallituksen kokouksista pöytäkirjat, joista voidaan todentaa niin päätökset kuin budjettiratkaisutkin. Pöytäkirjat laitetaan tilinpäätökseen menevien ja jäsenistön luettavien paperiversioiden lisäksi myös internettiin.
Kokouksen lopussa päätettävän seuraavan kokouksen päivämäärä lisätään Korppi-järjestelmän kalenteriin jäsenistön tiedoksi, sekä usein lisätään kutsu nettisivulle ja lähetetään sähköpostia esimerkiksi mahdollisen ilmoittautumisen vuoksi. Kokousjärjestelyihin sihteeri voi osallistua kirjoittamalla puheenjohtajan kanssa esityslistan tulevaan kokoukseen. Kokouksissa myös vahvistetaan edellisen kokouksen pöytäkirja, jonka pöytäkirjantarkastajat ovat tarkastaneet, ja 'ilmoitusasiat ja edelliset päätökset'-kohdassa kerrotaan, kuinka edellisen kokouksen asiat ovat edenneet.
Lisäksi olen sihteeri-toimikauteni aikana hoitanut mm. tiedotusta, tapahtumien järjestelyä, liikuntavuoron vastaavan-toimea sekä It-tytöt-projektia. It-tyttö-projektiin on kuulunut kahvittelu it-tyttöjen kanssa niin Agoralla kuin kaupungillakin. Yhteistä tekemistä suunniteltiin ensimmäisessä kokouksessa, joka järjestettiin syyskuussa. Kiinnostusta kahvitteluun, ruokailtoihin, liikuntaan ja erilaiseen tekemiseen löytyi mukavasti. Vaikka osa opiskelijatytöistä ei päässyt tapaamiseen tai kahville, he ovat silti olleet tiiviissä sähköpostiyhteydessä ja olemme saaneet perustettua myös liikuntavuoron yhdessä tietojärjestelmätieteen tyttöjen kanssa. ___________________________________________________________________________
Rahastonhoitaja
Rahastonhoitaja istuu tilikirjan kanssa kulta-arkun päällä ja huolehtii, että maksut maksetaan ajallaan siten ettei kulta kuitenkaan lopu kesken tai uhkaavasti hupene.
Rahastonhoitajan tehtävänä on rahaliikenteen hoitaminen, taloustilanteen tarkkailu ja rahaliikenteen kirjaaminen kirjanpidoksi. Homma on luonteeltaan jatkuvaa, eli lukukausien pyöriessä maksettavaa ja kirjattavaa tulee yleensä viikoittain. On siis tärkeää, että rahastonhoitaja on hyvin tavoitettavissa koko kauden ajan. Tilikauden lopuksi laaditaan tilinpäätös, joka on seikkaperäinen selvitys koko vuoden rahaliikenteestä. Ensimmäinen oma hyväksytty tilinpäätös on tietynlainen grande finale, josta tulee tuntea suurta ylpeyttä.
Aluksi varsinkin paperityö voi tuntua sekavalta, mutta se muodostaa kuitenkin loogisen kokonaisuuden. Rahaliikenteellä on oma syntaksinsa, ja koska ihmiset tuntevat rahaa kohtaan suuria tunteita, on kirjanpidon oltava tarkkaa. Kokematonkin alkaa päästä hyvin kärryille viimeistään kevään aikana, ja lisäksi edellinen rahastonhoitaja on maisemissa neuvomassa. Pitkälle selviää jo tietämällä mitä tarkoittaa tilikartta ja kaksinkertainen kirjanpito, sekä katsomalla mallia edellisten vuosien kirjanpidosta. Ihan tavalliset ihmiset tätä ovat ennenkin tehneet. Kirjanpidolla on monia samankaltaisia piirteitä ohjelmoinnin kanssa, molemmat vaativat tietynlaista särmää otetta ja laajan kokonaisuuden hallintaa.
Rahastonhoitajan toimenkuva on aika laaja, mutta päällimmäisimpänä rutiinina homma on kokoustelua, laskujen makselua, kuittien keräilyä, kirjanpidon naputtelua ja satunnaisia pankkikeikkoja. Se on erittäin hyvä näköala siihen maailmaan, joka kaikkien rekisteröityjen järjestöjen ja yritysten taustalla näkymättömissä vipeltää. Kokemuksena rahastonhoitajan toimi on erittäin opettavainen ja näkökulmia avartava. Myös klassikkoporkkana on asiaankuuluvaa vetää esiin, eli näin vastuullista luottamustoimea katsovat työnantajat ynnä muut kummit CV:ssäsi ilolla.
Tässä vielä havainnollinen lista toimenkuvan osa-alueista. Ranskalaisten viivojen määrää ei kannata säikähtää, osa on aika selviöitä ja suurin osa pikkuhommia:
Päivittäisten raha-asioiden hoito -Laskujen laatiminen ja lähettäminen -Laskujen maksaminen
Kassan hoito -Kassan myyntitositteen kuukausittainen vaihto -Kassan laskeminen -Rahan vienti pankkiin kassasta (kassaan jätetään 50 EUR)
Rahastonhoito -Taloustilanteesta raportointi hallitukselle -Rahankäytön valvominen -Maksuvalmiuden varmistaminen -Tulot ja menot budjetoidaan täsmäämään
Kirjanpito -Kaksinkertainen kirjanpito ( Debet - Kredit ) -Suoritusten kirjaaminen omiin tileihinsä -Maksuperusteinen kirjanpito
Tilinpäätöksen tekeminen -Tilinpäätös laaditaan kuluneesta tilikaudesta -Tilikausi 12kk, täysi kalenterivuosi
Tilintarkastus yhdessä tilintarkastajien kanssa
___________________________________________________________________________
Yritysvastaava
Yritysvastaavan tärkeimpiin tehtäviin kuuluu yhteistyökumppaneiden ja haalareiden hankkiminen. Yhteistyösopimuksilla katetaan haalareiden tilauksista koituneet kulut ja loput rahat käytetään sitten järjestön hyväksi.
Pääpiirteittäin yritysvastaava tekee seuraavaa: käy kokouksissa kertomassa asioista oman mielipiteensä, soittelee ja lähettelee sähköposteja eri firmoihin ja käy tekemässä sopimuksia paikan päällä. Syksyllä sitten laitetaan haalaritilaus menemään.
Yritysvastaava tekee toki muutakin, kuin hankkii sponsoreita ja järjestää uusille opiskelijoille haalarit. Itse olen ollut hommaamassa linkkareille t-paitoja, järjestämässä excursiota ja syksyllä järjestettyä IT-päivää. Edellisten lisäksi hommasin Red Bullilta ilmaisia virvokkeita luonnontieteelliseen laskiaiseen.
Mukavaa hommaa ellen paremmin sanoisi.
___________________________________________________________________________
Tapahtumavastaava
Tapahtumavastaavan keskeinen vastuualue on erilaisten tapahtumien suunnitteleminen ja toteuttaminen. Rutiinihommia on esimerkiksi tilojen varaus ja tarjoilun hoitaminen. Tavallisten saunailtojen lisäksi olen päässyt järjestämään mm. lukuisia sitsejä, laskaista, vappua, kesämiittiä, risteilyä sekä fuksiaisia yhteistyössä lukuisten eri ainejärjestöjen kanssa. Nopeasti laskettuna vuoden aikana olen tehnyt yhteistyötä ehkä kymmenkunnan eri ainejärjestön kanssa ja siinä samassa tutustunut moniin uusiin ihmisiin. Näissä hommissa pääsee halutessaan toteuttamaan itseään mielin määrin, mutta lisäksi voi vaikuttaa Linkin toimintaan kokouksissa samalla tavalla kuin kuka tahansa hallituksen jäsen. Tapahtumavastaava pääsee käyttämään omaa päätöksentekoaan ja neuvottelutaitojaan enemmänkin kuin monet muut hallituksen jäsenet aikatauluttaessaan ja organisoidessaan Linkin tapahtumia.
___________________________________________________________________________
Opiskeluvastaava
- Laitoksen ja tiedekunnan opiskeluun liittyvät palaverit - Koulutuspoliittisen sekä opinto- ja tiedevaliokunnan kokouksissa juokseminen - Palautteen kerääminen, epäkohtiin puuttuminen - Erilaiset mielenkiintoiset kokoukset - Aihetta sivuavat työt ___________________________________________________________________________
Tiedottaja
- JYY:n "tiedotusjätteen" läpikäynti (kulttuuri-, bile-, liikunta-, edustajisto- sekä kopolistan seuraamista) ja viestien välittäminen Linkin tiedotuslistille (linkki, linkki-bileet, linkki-rekry sekä linkki-toiminta). - Linkin omasta toiminnasta tiedottaminen muille ainejärjestöille ja JYY:lle (tätä myös muut tekevät) - Linkin varsinainen yhteyshenkilö puheenjohtajan ohella. - Henkilön tulisi tietää mitä Linkissä ja JYY:n kentällä tapahtuu ainakin pääpiirteissään